Wildlife Conservation Society salva la vida silvestre y celebra su existencia con Asana

Fundada en 1895, la Wildlife Conservation Society (WCS) es la organización de conservación de la vida silvestre de mayor alcance mundial, con más de 500 programas en casi 60 países para ayudar a gestionar lugares protegidos y frenar el cambio climático. Pero la WCS no lo hace sola. Colabora con cientos de organizaciones asociadas, proveedores y gobiernos locales que comparten su misión de conservación basada en la ciencia. 

Las iniciativas de WCS son complejas y difíciles de ejecutar, especialmente con tantos colaboradores y recursos limitados de organizaciones sin fines de lucro. Antes de usar Asana, los colaboradores de los proyectos usaban diferentes herramientas para gestionar su trabajo: email, hojas de cálculo y una combinación de aplicaciones. No había una forma unificada de planificar o comunicarse, lo que causaba problemas de visibilidad y ralentizaba el trabajo de todos: 

• La creciente complejidad del proyecto de Tecnología para la Conservación incrementaba los riesgos para los plazos y los presupuestos. 

• Las barreras tecnológicas entre los equipos limitaban el flujo de información, lo que dificultaba la detección de riesgos y la prevención de problemas antes de que ocurrieran, lo que agotaba los recursos.

• El email tenía demasiados propósitos: además de la comunicación, WCS lo usaba para gestionar el trabajo, procesar las solicitudes de la comunidad y almacenar documentos. Los miembros del equipo tenían que revisar cientos de emails entrantes, lo que hacía imposible actuar rápidamente en las tareas.

Jonathan Palmer, director ejecutivo del equipo de Tecnología para la Conservación de WCS, dice: “Nuestros procesos para gestionar proyectos y tareas no facilitaban una forma positiva de ver la carga de trabajo. Había una dependencia excesiva de la gestión de tareas a través del email, lo que hacía que los miembros del equipo sintieran que estaban bebiendo de una manguera contra incendios”.

En su función anterior como líder de Tecnología Global en el departamento de TI, Jonathan lideró la búsqueda de una nueva plataforma de gestión del trabajo que derribara las barreras entre los equipos y los colaboradores externos. Con un entorno de trabajo más productivo, WCS podría cumplir con sus proyectos y maximizar el impacto de las contribuciones de sus donantes.

Diseño flexible: centralizar el trabajo en Asana

Jonathan buscó una plataforma única que permitiera a todos los equipos, socios y consultores trabajar más allá de los límites de la organización, incluso si usaban diferentes tecnologías y procesos. 

“Asana es la solución perfecta”, dice Jonathan. “Se trata de ayudar a las personas a mejorar en la ejecución de las tareas que les interesan, en lugar de encasillarlas en una metodología específica”.    

Con Asana, los equipos de WCS ahora pueden acceder a los mismos cronogramas, tareas y documentos compartidos, actualizados en tiempo real. Se integra con más de 10 herramientas que usan, como Google Drive, Office 365, Slack y los sistemas internos de WCS. 

“Podemos trabajar en varias organizaciones sin tener que depender de los equipos de TI para integrar los sistemas”, agrega Jonathan.

Romper los límites de la organización para aumentar el impacto de la conservación 

Hoy en día, Asana es el sistema oficial de gestión del trabajo para varios grupos dentro de WCS, lo que les ayuda a entregar iniciativas a tiempo y dentro del presupuesto en asociación con un número creciente de colaboradores externos. 

La organización ha ahorrado aproximadamente ocho semanas de trabajo al año gracias a las nuevas prestaciones y al uso de las funciones de Asana, como la automatización, los formularios y los comentarios dentro de un proyecto en lugar de enviar un email. En promedio, los colaboradores inician la colaboración con otro usuario a través de Asana más de 2700 veces al mes. Este ahorro de tiempo libera recursos de WCS para que los equipos puedan ampliar el alcance y el impacto de sus proyectos, sin aumentar los costos. 

Una organización virtual de empleados, proveedores y socios

“Asana ha propiciado un gran nivel de transparencia, donde todos comparten sus planes para la semana que viene”, dice Jonathan. Esto ayuda a intercambiar ideas entre equipos y zonas horarias, ya sea en la sede de la ciudad de Nueva York o sobre el terreno mismo en los sitios de conservación. 

La mitad de los usuarios de Asana de WCS son empleados internos y la otra mitad son colaboradores externos. “Gestionar todo en un solo lugar nos da la posibilidad de ejecutar organizaciones virtuales que incluyen a mi equipo, otros empleados de WCS, otras organizaciones y proveedores”, dice Jonathan. “Trasladamos las tareas de una parte de la organización virtual a otra, y tenemos responsabilidad mutua en todos nuestros proyectos”. 

El equipo de Tecnología para la Conservación de Jonathan ofrece soluciones tecnológicas escalables para permitir programas de campo y abordar problemas críticos de conservación, y estas soluciones a menudo se crean en colaboración con otras organizaciones. “Al respaldar una estructura sin límites, Asana nos permitió escalar a más asociaciones”, dice Jonathan. Su equipo ha agregado tres nuevos socios a su lista de colaboradores cercanos, pasando de dos a cinco. 

Trabajo asincrónico para aumentar la capacidad de WCS, sin aumentar los costos 

Nueva York había sido el epicentro del equipo de Tecnología para la Conservación. Parecía que la única forma de gestionar una carga de trabajo compleja era que los empleados y los proveedores estuvieran en la misma zona horaria. Pero Jonathan ahora puede contratar personal y trabajar con proveedores de todo el mundo sin preocuparse por la ralentización de los proyectos, porque Asana les permite trabajar de forma asincrónica. Las operaciones se ejecutan durante todo el día, el trabajo del proyecto comienza a las 7 a. m. del lunes en Yakarta y continúa hasta el final del día viernes en los EE. UU. Su equipo distribuido incluye a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas, utilizando la ubicación para optimizar el presupuesto y aumentar la productividad. 

Por ejemplo, Jonathan aumentó el personal de su equipo en un 30 % al contratar personal a tiempo completo en el campo en los sitios de conservación, lo que lo ayuda a satisfacer mejor las necesidades de la organización a nivel local, al tiempo que mantiene los costos estables. 

El equipo de Tecnología para la Conservación también trabaja con consultores que apoyan el trabajo de diseño, el desarrollo web, DevOps y el alojamiento en la nube. Antes de usar Asana, los principales proveedores se encontraban en los EE. UU., pero ahora están en América del Sur, Europa y Asia. Gracias a la reducción de gastos y a la mejora en la eficiencia operativa, el alcance del trabajo de los proveedores ha aumentado en un 35 %.

Con más empleados, consultores y organizaciones asociadas que contribuyen a las iniciativas de la Tecnología para la Conservación, pueden abordar proyectos más ambiciosos. Por ejemplo, usaron Asana para coordinar un proyecto clave para la estrategia de WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, una iniciativa global de informes de datos para mostrar métricas detalladas de cientos de sitios de conservación de WCS y organizaciones asociadas en un solo lugar. Este frente unido cuantifica el impacto de su trabajo para los donantes y la comunidad de conservación en general. 

“Este proyecto es fundamental para nuestra estrategia de recaudación de fondos”, dice Jonathan, “e impulsa la integridad en toda nuestra organización al mostrar que cada dólar donado a WCS tiene un impacto en la conservación”.

Soporte a miles de usuarios y predicción de las necesidades presupuestarias para satisfacer la demanda

Otro equipo que gestiona su trabajo en Asana es SMART Partnership, una colaboración entre nueve grupos de conservación. Esta solución de software y servicios es compatible con más de 1000 sitios protegidos en 90 países. Monica Harris, jefa del Programa SMART, dice: “Nuestros usuarios son gobiernos y organizaciones de conservación de todo el mundo que han elegido nuestras herramientas para gestionar parques y áreas de conservación en su país. Esa es una gran responsabilidad, y queremos responder a sus necesidades de manera eficiente y oportuna”.

Antes, SMART usaba emails y hojas de cálculo para gestionar las solicitudes de los usuarios de software en todo el mundo, y esas solicitudes pueden ser serias y urgentes. “Un guardabosques en Namibia se comunicará con nosotros para decirnos que está atascado en el campo y necesita descargar datos”, dice Mónica. “No queremos decepcionar a la gente”. Pero era difícil responder a las solicitudes rápidamente porque el pequeño equipo de Mónica intentaba manejar un gran volumen sin las herramientas adecuadas.

Hoy en día, SMART usa los formularios de Asana para recopilar y gestionar las solicitudes de asistencia, acceso al software y correcciones de errores. Los campos obligatorios en el formulario recopilan toda la información que el equipo de Mónica necesita para dirigir y resolver el problema desde el principio, como capturas de pantalla de errores, eliminando la necesidad de intercambiar emails.

Proporcionar el software SMART gratuito a los usuarios tiene un costo, por lo que Mónica usa los informes en Asana para supervisar la demanda y ajustar de forma preventiva el presupuesto y los recursos para que coincidan. “Puedo informar al comité directivo sobre si estamos dentro del presupuesto, o si nuestra demanda es alta y necesitamos más fondos para una actividad en particular”, dice Mónica.

Responder a los reclamos de forma rápida y exhaustiva

Otro equipo de WCS, el equipo de la Reserva de Vida Silvestre Okapi (OWR) en Ituri, con el apoyo del Programa de Gestión Sostenible de la Vida Silvestre (SWM) financiado por la UE, usa Asana como un sistema de procesamiento de reclamos. Jonathan dice: «Todas las organizaciones multinacionales necesitan una forma de gestionar los reclamos. Un reclamo, si no se gestiona correctamente, puede generar un gran riesgo organizacional».

Caroline Abid, jefa del Programa SWM de la UE, dice: «Estamos mejorando nuestra capacidad de respuesta en nuestras sedes locales con Asana para asegurarnos de que todos los reclamos se aborden rápidamente». El uso de Asana para los reclamos, así como para la gestión de proyectos de principio a fin, ayuda al equipo de WCS a realizar las tareas de manera eficiente. De esta forma se le hace posible servir mejor a sus comunidades y generar confianza entre la población local y las organizaciones asociadas. 

Construcción de un futuro brillante para los espacios naturales en todo el mundo

Al centralizar el trabajo en Asana, WCS aprovecha el potencial de su personal, proveedores y colaboradores externos para entregar más proyectos de una manera rentable. 

Y gracias a la transparencia entre grupos y proyectos, los miembros de equipos junior de todo el mundo pueden aprovechar las oportunidades que históricamente eran más accesibles para los empleados cercanos a la sede de WCS. Esta visibilidad ayuda a WCS a animar a sus empleados y a hacer la transición a una nueva forma de trabajar como equipo global. 

A medida que Jonathan y WCS pongan en marcha ambiciosos proyectos de conservación, continuarán gestionándolos en Asana, porque mejores flujos de trabajo conducen a una mejor ejecución, y una excelente ejecución genera confianza entre los socios, los donantes y las comunidades mientras trabajan para proteger los valiosos espacios naturales.